COVID-19 บริษัทต้องปรับแผนอย่างรวดเร็วจากการตอบสนองภาวะฉุกเฉินเป็นการวางแผนการฟื้นฟู

How Your Business can Effectively Recover from the COVID19 Disruption


โดย Nicholas Bahr, Global Practice Director, Operational Risk Management, DuPont Sustainable Solutions (nicholas.bahr@consultdss.com)


การต่อสู้เพื่อหยุดยั้งการแพร่กระจายของ COVID-19 (coronavirus) และการบรรเทาผลกระทบทางเศรษฐกิจยังคงได้รับความสนใจจากผู้นำทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง จริงอยู่ที่ลักษณะของการระบาดใหญ่ครั้งนี้เป็นสถานการณ์ฉุกเฉินที่ต่อเนื่องเมื่อเทียบกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นครั้งเดียว อันต้องการความคล่องตัวและความคิดสร้างสรรค์จากผู้บริหารอย่างยิ่ง กระนั้นแล้วผู้บริหารใช้เวลาไปกับกับการถกเถียงถึงความเป็นไปได้ของพนักงานที่ทำงานที่บ้านและผลกระทบต่อระบบซัพพลายเชน จึงทำให้สูญเสียเวลาอันมีค่าที่ควรจะใช้เพื่อวางแผนการฟื้นฟู ถึงแม้ว่าธุรกิจจะอยู่ในช่วงตอบสนองกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น แต่ก็ไม่เร็วเกินไปที่จะเริ่มวางแผนสำหรับการฟื้นฟู


ยังไม่เป็นที่แน่ชัดเกี่ยวกับ coronavirus และผลกระทบทางเศรษฐกิจ การแพร่เชื้อไวรัสจะลดลงเมื่อฤดูไข้หวัดใหญ่สิ้นสุดลงในซีกโลกเหนือหรือไม่? ธุรกิจจะใช้เวลาระยะสั้นในการฟื้นตัวเช่นที่เคยหรือการระบาดใหญ่ครั้งนี้จะก่อให้เกิดภาวะเศรษฐกิจถดถอยทั่วโลก? เมื่สถานการณ์ยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และแผนการดำเนินการเพื่อความต่อเนื่องทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการป้องกันและการตอบสนองถูกนำไปใช้มากขึ้น นั่นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้นำธุรกิจควรหันมาให้ความสนใจกับวิธีการที่จะกลับมาดำเนินการเต็มกำลังการผลิตอีกครั้ง


ในการสำรวจการบริหารความเสี่ยงด้านปฏิบัติการที่ดำเนินการโดย DuPont Sustainable Solutions พบว่าผู้บริหารกำลังให้ความสำคัญในการตอบสนองวิกฤตเฉพาะหน้าโดยไม่ได้เตรียมพร้อมสำหรับการฟื้นฟูในระยะยาว 70% ของผู้นำธุรกิจมั่นใจว่าแผนการรับมือการหยุดชะงักทางธุรกิจของพวกเขาจะปกป้องพวกเขาจากผลกระทบทันทีทันใดได้ 25% ไม่แน่ใจเช่นนั้น และอีก 33% ยอมรับว่ามีความเป็นไปได้ที่จุดหนึ่งของความล้มเหลวสามารถทำให้แผนทั้งหมดพังลงได้ สิ่งนี้บอกเราว่าบริษัทต่างๆ ไม่ได้มีการเตรียมพร้อมอย่างเพียงพอสำหรับผลกระทบของการระบาดใหญ่ในปัจจุบัน


การขาดความพร้อมนี้อาจบอกล่วงหน้าถึงการล้มเหลว: จากรายงานของ United States Federal Emergency Management Agency ระบุว่ากว่า 40% ของธุรกิจไม่เคยเปิดใหม่หลังจากเกิดภัยพิบัติ และเพียง 29% สามารถเปิดดำเนินการหลังเหตุการณ์สิ้นสุด 2 ปี


บริษัทของคุณจะสามารถฟื้นฟูจากการระบาดของโรค coronavirus ได้อย่างไร?


ดูแลคนของคุณ
สำหรับการดำเนินธุรกิจใดๆ ทรัพยากรที่สำคัญที่สุดคือบุคลากร ดังนั้นพวกเขาควรจะถูกให้ความสำคัญอันดับแรก ในช่วงการตอบสนอง บริษัทควรสร้างช่องทางการสื่อสารที่แข็งแกร่งและบ่อยครั้งกับพนักงานทุกคน รวมถึงมีระบบตรวจสอบที่ทำให้ทราบว่าพนักงานหรือครอบครัวของพวกเขาติดไวรัสหรือได้รับผลกระทบจากไวรัสหรือไม่ พิจารณาสภาพแวดล้อมในการทำงานทางไกล พนักงานส่วนหนึ่งที่ทำงานในสำนักงานหรือที่บ้าน ธุรกิจต้องให้ความสำคัญต่อครอบครัวของพนักงานและความปลอดภัยและสุขภาพ ทำงานเชิงรุกและให้คำแนะนำบ่อยครั้งกับครอบครัวของพนักงานเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันตนเองที่บ้านและในที่สาธารณะเพื่อป้องกันการติดเชื้อ คนส่วนใหญ่ได้รับข่าวสุขภาพจากสื่อสังคมออนไลน์ ซึ่งที่ไวต่อข่าวลือและข้อมูลที่ผิดมาก พนักงานไม่สามารถทำงานได้อย่างปกติหากพวกเขามีความกังวลเกี่ยวกับครอบครัวของพวกเขา


เมื่อวางแผนสำหรับขั้นตอนการฟื้นฟู ให้พัฒนาแนวทางที่ช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานมีสุขภาพที่ดีก่อนกลับไปที่สำนักงาน และจัดให้มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่ปลอดภัยและถูกสุขลักษณะเมื่อพวกเขากลับมา เวิร์คสเตชั่นและอุปกรณ์ทั้งหมดควรได้รับการฆ่าเชื้อเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีการแพร่เชื้อ


สร้างระบบการกำกับดูแลที่ชัดเจน
หนึ่งในสิ่งสำคัญอันดับแรกสำหรับการวางแผนการฟื้นฟูคือการกำหนดรูปแบบการกำกับดูแลที่ชัดเจนซึ่งให้ความสำคัญกับการตัดสินใจที่รวดเร็ว สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งโดยเฉพาะบริษัทขนาดใหญ่ที่มีลำดับขั้นและมีกระบวนการมากมาย ควรมีการจัดตั้งคณะผู้บริหารระดับสูงด้านการฟื้นฟูสำหรับบริษัท (Executive Recovery Committee: ERC) ซึ่งเชื่อมโยงไปสู่รับผิดชอบต่อคณะกรรมการระดับภูมิภาคและระดับประเทศ แต่ละส่วนได้รับอำนาจในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรและสินทรัพย์ดำเนินงานตามความจำเป็น เตรียมพร้อมสำหรับการฟื้นฟูเป็นระยะๆ ส่วนใหญ่แล้วจะใช้เวลาในการกลับสู่การทำงานเต็มรูปแบบ นั่นหมายความว่าคุณต้องเตรียมการที่จะนำบุคลากรและการปฏิบัติงานกลับมาดำเนินการอย่างมีระบบ แบบแผน และโครงสร้าง ระบุสถานการณ์และอุปสรรคต่างๆ เพื่อช่วยในการเตรียมพร้อม


ดำเนินการประเมินความเสี่ยงใหม่
เมื่อพิจารณาถึงความไม่แน่นอนของการระบาดใหญ่นี้ ยกตัวอย่างเช่น การแพร่เชื้อ ฤดูกาลของโรค ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ บริษัทต่างๆจะต้องทำการประเมินความเสี่ยงที่เกิดขึ้นใหม่โดยใช้สถานการณ์ที่แตกต่างกัน 3 สถานการณ์:


  • 1-2 เดือนของการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสและผลกระทบทางการเงินระยะสั้นกับ บริษัทของคุณ
  • ผลกระทบจากไวรัสมากกว่า 2 เดือนและการชะลอตัวของเศรษฐกิจโลก
  • การระบาดใหญ่และการถดถอยทั่วโลกที่ยั่งยืน

การประเมินความเสี่ยงควรมุ่งเน้นอันดับแรกไปที่การดำเนินธุรกิจที่สำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องบุคลากร ควรเข้าใจผลกระทบต่อของบุคลากร การเงิน เทคโนโลยี และการดำเนินงานในแต่ละสถานการณ์อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่นภายในบริษัทอาหาร บริษัทควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการฆ่าเชื้อโรคของอุปกรณ์เครื่องจักรทั้งหมดในระหว่างการฟื้นฟู เพื่อจัดการเชิงรุกเกี่ยวกับการปนเปื้อนของผลิตภัณฑ์และควรเตรียมพร้อมที่จะพิสูจน์ข้อเท็จจริง ดังนั้นจึงปราศจากข้อสงสัยหรือหวาดกลัวต่อสาธารณชน


สิ่งเหล่านี้แตกต่างจากการประเมินผลกระทบในระหว่างขั้นตอนการตอบสนองเหตุการณ์ และควรดำเนินการแยกจากกัน


พัฒนามุมมองที่เป็นจริงของการหยุดชะงักของซัพพลายเชนและผลกระทบต่อลูกค้า
การระบาดใหญ่ได้สร้างความเสียหายร้ายแรงกับซัพพลายเชนของหลายๆบริษัท ตัวอย่างเช่น Hyundai ระงับการผลิตในเกาหลีใต้เนื่องจากการขาดแคลนชิ้นส่วนที่ผลิตในประเทศจีน และนั่นคือก่อนที่ coronavirus จะเข้าสู่ประเทศเกาหลี แม้แต่ Apple ซึ่งมีรายได้ประมาณ 1 ใน 4 เกิดจากการดำเนินงานในประเทศจีน การปิดร้านค้าและโรงงานประกอบอุปกรณ์ชั่วคราว ทำให้บริษัทประสบปัญหาเนื่องจากซัพพลายเออร์ 290 รายจากทั้งหมด 800 รายอยู่ในประเทศจีน เมื่อบริษัทต่างๆดำเนินมาตรการต่าง ๆ เพื่อจำกัดการแพร่กระจายของชุมชน แน่นอนการขาดแคลนปัจจัยการผลิตยิ่งมีความชัดเจนและครอบคลุมมากขึ้น ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่บริษัทจะต้องได้รับภาพที่เป็นจริงของปัจจัยการผลิตที่พวกเขาคาดหวังจากซัพพลายเออร์ที่มีอยู่และสิ่งที่สามารถจัดหาได้จากที่อื่นเพื่อส่งมอบตามเป้าหมายการผลิต บริษัทอาจมองโลกในแง่ดีในความสามารถในการส่งมอบ ดังนั้นความพยายามในการรับสภาพความเป็นจริงจึงเป็นสิ่งสำคัญที่สุด บริษัทไม่เพียงแต่เผชิญกับปัญหาการจัดหาปัจจัยการผลิต แต่ยังต้องพบกับปัญหาการขนส่งซึ่งอาจมีผลกระทบมากยิ่งกว่า


ในขณะเดียวกัน บริษัท จะต้องให้การคาดการณ์ที่เป็นจริงกับลูกค้าและไม่รับปากเกินความเป็นจริง เป็นเรื่องธรรมดาที่บริษัทต้องการสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า หากแต่การรับปากเกินความเป็นจริงจะทำให้สูญเสียความเชื่อมั่นได้ อีกทั้งบริษัทต้องคาดการณ์เรื่องการขาดแคลนพนักงานที่อาจะเกิดขึ้นหากพนักงานยังอยู่ภายใต้การกักตัวหรือฟื้นตัวจากความเจ็บป่วยหรือเรื่องครอบครัวที่เกี่ยวข้องกับโรค


ทบทวนความเสี่ยงในการดำเนินงานและความสมบูรณ์ของเครื่องจักรอุปกรณ์
ในการหยุดกการผลิตโดยไม่ได้มีการวางแผนล่วงหน้า อาจมีความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจากการเริ่มต้นกระบวนการ (start up) ที่จริงแล้วเหตุการณ์ที่ไม่ปลอดภัยมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นในระว่างการ start up มากกว่าในช่วงเวลาปกติถึง 5 เท่า เพื่อลดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นบริษัทควรประเมินเต็มรูปแบบกับความเสี่ยงที่สำคัญทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้น เพื่อให้มั่นใจในความสมบูรณ์ของเครื่องจักรอุปกรณ์และกระบวนการทั้งหมดก่อนที่จะรีสตาร์ท นโยบายและกระบวนการควรได้รับการอัพเดทและจัดทำเอกสารอย่างสมบูรณ์เช่นกัน เครื่องจักรอุปกรณ์บางส่วนอาจไม่ได้รับการบำรุงรักษาตามกำหนดเวลา ดังนั้นควรทำการตรวจสอบอย่างเต็มรูปแบบตามขั้นตอนการล็อค/แท็ก (lockout/tagout) และงานบำรุงรักษาใดๆ ที่ควรเสร็จสิ้นก่อนการ start up กระบวนการควบคุมที่ผ่านระบบดิจิตอลควรได้รับการทดสอบ ท้ายสุดการตรวจสอบความปลอดภัยอย่างละเอียดควรจะเสร็จสมบูรณ์ก่อนการ start up


ใช้เวลาในช่วงหยุดการผลิตอย่างมีประสิทธิภาพ
เมื่อการดำเนินงานช้าลงหรือหยุดชะงัก เป็นโอกาสที่จะให้พนักงานที่ทำงานที่บ้านเตรียมความพร้อมในการปฏิบัติงานในขั้นตอนการฟื้นฟู พวกเขาสามารถอัพเดตขั้นตอนการทำงานและการฝึกอบรม, ตรวจสอบการวางแผนของผู้รับเหมาและเตรียมความพร้อมผู้รับเหมารายใหม่ในการทำงานในช่วง start up, สร้างรายการตรวจสอบ start up, ดำเนินการวางแผนบุคลากร, และทำอย่างไรที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน นอกจากนี้ยังเป็นเวลาที่เหมาะในการสร้างทักษะในหมู่พนักงานในการจัดการและลดความเสี่ยงด้านปฏิบัติการโดยปรับใช้การฝึกอบรมเสมือนจริง (Virtual Training) หรือโมดูลการเรียนรู้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (eLearning) ที่เกี่ยวข้อง


เน้นการสื่อสารภายนอก
หากไวรัสส่งผลกระทบต่อบริษัทของคุณ - ไม่ว่าจะเป็นพนักงานที่ได้รับผลกระทบ, ได้รับการยืนยันการติดต่อของโรคในที่ทำงาน, กักกันโรค หรือแม้กระทั่งความเข้าใจว่าบริษัทไม่ได้มีมาตรการรับมือที่เพียงพอ ทั้งหมดนี้อาจมีสร้างความเสียหายให้ชื่อเสียงของบริษัท ดังนั้นจึงควรมีการใช้มาตรการเชิงรุกเพื่อสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้า ผู้มีส่วนได้เสีย สมาชิกชุมชน และประชาชนทั่วไป บุคคลภายนอกต้องการทราบว่าเกิดอะไรขึ้น มีความพยายามในการบรรเทาผลกระทบอย่างไร และบริษัทสามารถทำให้มั่นใจได้อย่างไรว่าบริษัทสามารถส่งมอบบริการหรือสินค้าได้ตามความคาดหวัง ด้วยการแสดงให้เห็นว่า บริษัทนั้น “เปิดกว้างสำหรับธุรกิจ” ช่วยสร้างความมั่นใจให้กับพนักงาน ชุมชน และนักลงทุนจึงช่วยให้มีการพัฒนาภาพรวมทางเศรษฐกิจที่กว้างขึ้น


ข้อสรุป


ในขณะที่หลายบริษัท เชื่อว่าพวกเขาพร้อมที่จะตอบสนองต่อการหยุดชะงักทางธุรกิจ หากแต่ไม่มีเวลาเพียงพอในการวางแผนเรื่องฟื้นฟู และเป็นเรื่องที่สำคัญมากสำหรับสถานการณ์ coronavirus เพราะการตอบสนองผสมผสานกับการฟื้นฟู มันไม่เร็วเกินไปที่จะเริ่มต้นวางแผนการฟื้นฟูตามข้อแนะนำในบทความนี้ ซึ่งควรพิจารณาขยายผลแผนการฟื้นฟูจากแผนการตอบสนองมากกว่าการริเริ่มใหม่หรือแยกต่างหาก ถึงแม้ว่าทีมที่ดำเนินงานอาจจะเป็นทีมเดียวกัน แต่การวางแผนฟื้นฟูนั้นแตกต่างจากการตอบสนอง ในระยะการตอบสนองเป้าหมายคือการจำกัดผลกระทบที่มีต่อบุคลากรและการดำเนินงาน ส่วนในระยะการฟื้นฟูจะเน้นการกลับมาดำเนินงานในงานที่สำคัญกับธุรกิจได้อย่างรวดเร็วและลดการสูญเสียลูกค้า นี่เป็นสิ่งที่บริษัทควรให้ความสำคัญอย่างเพียงพอในการวางแผนการฟื้นฟูและเปลี่ยนความเสี่ยงให้เป็นโอกาสโดยการเตรียมและดำเนินการเชิงรุก


ดูอินโฟกราฟิก